5. Organisation in den erfassenden Einheiten

Was ist eine «erfassende Einheit»?

Die erfassenden Einheiten sind jene Stellen, die für die Sicherstellung der Erfassung der freiwilligen Leistungen zuständig sind. Es sind dies konkret: 

  • Jede Kirchgemeinde
  • Gesamtkirchgemeinden
  • Kirchgemeindeverbände
  • Bezirke
  • Gesamtkirchliche Dienste
  • Weitere Organisationseinheiten der reformierten Kirchen im Kanton Bern

Pro erfassende Einheit wird ein Login ausgestellt und jede Einheit erfasst die freiwilligen Leistungen, welche im Rahmen ihrer Einheit geleistet werden. 

Wer erfasst die Einsätze, wenn mehrere Teams an einem Angebot mitwirken?

Dazu braucht es Absprachen untereinander. Mehrfachzählungen sind zu vermeiden und die Zuständigkeiten sind vorgängig unter den Angebotsverantwortlichen zu klären. 

Beispiel:  Lange Nacht der Kirchen

Folgende Freiwilligenteams sind im Einsatz: Kirchenkaffee, Kirchenchor, offener Kinder- und Jugendtreff, Kirchenführer/innen, Technikteam sowie 20 weitere Freiwillige, die sich sonst nicht in einer festen Gruppe engagieren. 

Kirchgemeinde A entscheidet sich, dass die Leitung der Langen Nacht der Kirche alle Einsätze am Umsetzungstag und die Vorbereitungen im Kernteam erfasst. 
Begründung: Am Tag selbst werden die Freiwilligen vom Vorbereitungsteam der Langen Nacht der Kirche koordiniert und begleitet. Sie haben den Gesamtüberblick, wer wann im Einsatz war.
Kirchgemeinde B entscheidet sich, dass die Leitung der Langen Nacht der Kirche nur die Einsätze der 20 weiteren Freiwilligen und die Vorbereitungen im Kernteam erfasst. Begründung. Die bestehenden Teams werden am Tag selbst von den jeweiligen Teamleitungen begleitet und koordiniert. Das Vorbereitungsteam der Langen Nacht der Kirche begleitet nur die 20 weiteren Freiwilligen und kennt die genauen Einsätze in den mitwirkenden Teams nicht.

Wer erfasst die Einsätze der Exekutivtätigkeit auf regionaler oder kantonaler Ebene?

Die Synode wird durch die gesamtkirchlichen Dienste erfasst (Synode, Fraktionssitzungen, Kommissionssitzungen). Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit diesem Amt innerhalb der Kirchgemeinde geleistet werden (z.B. Sitzungen im Kirchgemeinderat, Informationen an Kirchgemeindeversammlung) werden durch die Kirchgemeinden erhoben.  

Die Mitarbeit im kleinen Kirchenrat wird von den Gesamtkirchgemeinden erfasst. 

Die Mitarbeit im Bezirksvorstand wird von den Bezirken erfasst. 

Absprachen braucht es für die Erfassung der Tätigkeiten in den Bezirksversammlungen sowie für die Delegierten an Kirchgemeindeverbandsversammlungen.

Wer erfasst die Leistungen von Freiwilligen bei regionalen Angeboten, die von mehreren Kirchgemeinden getragen werden?

In diesem Fall müssen Absprachen getroffen werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten: 

  • Eine Kirchgemeinde erfasst die Leistungen aller Freiwilligen in der Datenbank. 
  • Ein Verteilschüssel wird unter den Kirchgemeinden festgelegt.
  • Die Kirchgemeinden wechseln sich in einem Jahresturnus ab.

Zentral ist die gegenseitige Absprache, damit Doppelerfassungen vermieden werden. 

Wer erfasst die Leistungen von Freiwilligen bei ökumenischen Angeboten und wie werden die Einsätze den jeweiligen Landeskirchen zugeordnet?

Auch hier wird empfohlen, Absprachen zu treffen untereinander. Es empfiehlt sich, dass eine Kirchgemeinde oder Pfarrei die Leistungen der Freiwilligen während dem Jahr / des Einsatzes erfasst. Unter den Beteiligten wird geregelt, wie die Erfassung der Freiwilligen unter den Konfessionen aufgeteilt wird. Die Beteiligten teilen sich die Zahlen spätestens per Ende Jahr mit.

Wer erfasst die Leistungen von Freiwilligen bei Angeboten, die zusammen mit Freikirchen gestaltet werden?

Es werden die Einsätze derjenigen Freiwilligen erfasst, die durch die reformierte Kirche begleitet werden.

Wann werden Freiwillige der erfassenden Einheit zugeordnet (Stichwort externe Trägerschaften)?

Kriterien als Entscheidungsgrundlage: 

  • Das Angebot ersetzt ein eigenes Angebot.
  • Das Angebot ist eine bewusste Ergänzung der Kirchgemeinde und ist als Teil der Kirchgemeindearbeit organisiert, beispielsweise indem die Kirchgemeinde (mit-)finanziert und die Arbeit personell begleitet.

Der erfassenden Einheit zugeordnet werden können beispielsweise Freiwillige welche: 

  • durch die erfassende Einheit rekrutiert und begleitet werden, für welche sich die Kirchgemeinde verantwortlich fühlt
  • auf einer Adressliste der erfassenden Einheit registriert sind
  • regelmässig verdankt werden oder zu einem Helfenden Essen eingeladen würden


Nicht erfasst werden Einsätze von Freiwilligen, die im Auftrag einer anderen Organisation an Anlässen der erfassenden Einheiten einen Beitrag leisten. 

Auch nicht erfasst werden Freiwillige, die im Auftrag einer anderen Organisation Angebote / Projekte in den Gebäuden der erfassenden Einheit anbieten.

Beispiel: Tischlein-deck-dich

Die Kirchgemeinde sucht und betreut die Freiwilligen, die während der Produkteabgabe im Kirchgemeindehaus im Einsatz sind. Tischlein-deck-dich ist nur dafür verantwortlich, dass das Material ins Kirchgemeindehaus geliefert wird, und Resten zurückgenommen werden und stellt damit den Rahmen zur Verfügung. Die Freiwilligeneinsätze können erfasst werden. 

Beispiel: Cevi

Die Kirchgemeinde war bei der Gründung der Cevi massgeblich beteiligt. Seit kurzem ist der Cevi als eigener Verein organisiert. Die Angebote des Cevi (Lager, Jungscharnachmittag, Angebote in der Kinder- und Jugendarbeit der Kirchgemeinde) sind jedoch weiterhin Teil des kirchlichen Angebotes.  Das Ceviteam wird von der Pfarrperson begleitet und der Cevi massgeblich von der Kirchgemeinde finanziell getragen. 

Die Einsätze von Freiwilligen bei Angeboten im Rahmen der Kirchgemeinde (vgl. obige Beispiele) können als Einsätze erfasst werden. 

Alle Freiwilligenarbeit für den neu organisierten Verein (z.b. Vorstand, Teamsitzungen, Lagervorbereitungssitzungen etc.) dürfen jedoch nicht erfasst werden.

Beispiel: Roundabout / Boyzaround

In Zusammenarbeit mit dem lokalen Jugendarbeiter und dem Blauen Kreuz wird ein «roundabout» und eine „boyzaround“ Gruppe aufgebaut. Die Kirchgemeinde stellt die Räume zur Verfügung, finanziert das Angebot und steht den Leitenden bei der Umsetzung begleitend zur Verfügung. Das Blaue Kreuz bildet die Leitenden aus, führt sie ein und stellt Hilfsmittel und Unterlagen für die Werbung bereit.

Nicht erfasst werden die tänzerischen Leitungen. Diese werden vom Blauen Kreuz gesucht, eingeführt, geschult und eng begleitet.

Wird das Angebot von einem erweiterten Team getragen, welches von der Kirchgemeinde aufgebaut und begleitet wird, können die Einsätze der Kirchgemeinde zugeordnet und erfasst werden.

Beispiel: Aktionstag Grüner Güggel

Am Aktionstag der Kirchgemeinde führen Freiwillige von Pro Natura einen Nachmittag durch, an dem sie mit den Gemeindemitgliedern die Hecken auf dem Gelände pflegen und Nischen für Insekten schaffen. Diese Einsätze werden nicht erfasst. 

Beispiel: Externe Chöre an kirchlichen Anlässen

Der Jodelchor, der Frauen- oder Männerchor oder die Jugendmusik (etc.) singen / spielen im Gottesdienst. Diese Auftritte werden nicht erfasst.


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