6. Terminologie de la banque de données et saisie des engagements

Que signifient les différentes rubriques?

Selon l'accord conclu entre le canton et les Eglises nationales (cf. loi sur les Eglises nationales, art. 31), les offres et projets ecclésiaux mis en œuvre avec l'aide de bénévoles doivent être classés dans différentes rubriques.  

Il est primordial de distinguer soigneusement les prestations d'intérêt général des engagements bénévoles dans le domaine cultuel.

Aperçu des rubriques et exemples:

  • Offres d’animation de jeunesse: camps pour enfants sans la catéchèse, centre de loisirs, cours de moniteurs, soutien scolaire, événements, préparation de représentations, etc.
  • Consultations conjugales et familiales à l’intention des couples mariés ou non: groupe de jeux, crèche, «Eveil à la foi», vacances pour les familles, organisation des loisirs , cours et événements à l’intention des couples mariés ou non, etc.
  • Offres destinées aux personnes âgées et très âgées: après-midi des aînés, excursions pour aînés, vacances pour aînés, événements, service de visite, service de transport, etc. Offres destinées aux personnes handicapées: événements, excursions, vacances, service de visite, service de transport, etc.
  • Offres destinées aux personnes socialement défavorisées ou dans le besoin: accompagnement social par des bénévoles (dettes, déclaration d'impôts), séances d’information, Table couvre-toi, Action paquets de Noël, etc.
  • Offres destinées aux personnes migrantes ou requérant l’asile: conseils par des bénévoles, événements, cours (d'allemand), tandem, etc.Évènements à caractère social: café-partage, apéros, repas de midi, fêtes de l’Eglise, Nuit des églises, etc.Formations d’adultes: conférences, cours, cercle de lecture, etc.
  • Enseignement religieux: accompagnant pour la catéchèse lors d’excursions, jeunes responsables et équipe de cuisine lors de camps de confirmation, etc.Travail œcuménique et coopération au développement (ŒTN): actions d’informations (stands, manifestations), aide à la distribution des calendriers de carême, vente de bienfaisance, etc.
  • Offres culturelles: concerts, cinéma d’église, théâtre, conférences, lectures, représentations chorales en dehors des services religieux, excursions culturelles, voyages culturels, etc.
  • Informations sur des thèmes sociaux et sociétaux: conférences, tables rondes, débats publics, etc.
  • Accompagnement spirituel par des bénévoles: service de présence Eglises ouvertes, entretiens individuels, etc.
  • Activités exercées à titre honorifique (uniquement les activités stratégiques): séances, commissions, assemblées, etc.Prestations cultuelles (relevé interne à l'Eglise cantonale): voir point séparé
  • Autres (relevé interne à l'Eglise cantonale): voir point séparé

    Il est primordial de distinguer soigneusement les prestations d'intérêt général des engagements bénévoles dans le domaine cultuel.

Quelles sont les offres qui doivent être inscrites sous la rubrique «prestations cultuelles»?

Par culte, il faut entendre le champ d'action ecclésial réservé à la «proclamation» («martyria» en grec), soit la pratique religieuse en communauté.
Cette rubrique comprend: 

  • les services religieux
  • les casuels
  • les bénédictions
  • les célébrations de Taizé, les recueillements
  • les cultes des familles
  • les méditations dans les maisons de retraite
  • la mission au sein de l'Eglise comme les cours Alpha ou les études bibliques
  • l’animation de groupes de prières et de méditation
  • Lectio continua
  • etc.

Les offres ou projets cultuels doivent toujours être inscrits sous cette rubrique bien qu’ils peuvent correspondre d’un point de vue thématique à une autre rubrique.

Exemple: culte de confirmation

La participation des jeunes au culte doit être inscrite sous la rubrique «prestations cultuelles» quand bien même ce type d’engagement bénévole pourrait être inscrit sous la rubrique «offres d’animation de jeunesse».

Les activités cultuelles uniques menées au sein d'une offre inscrite sous une autre rubrique ne sont également mentionnées que dans la rubrique «prestations cultuelles». Cette offre est alors saisie dans deux rubriques.

Exemple: Dimanche de l’Eglise

Les préparatifs du Dimanche de l'Eglise peuvent être inscrits sous la rubrique «formation d’adultes». Les engagements bénévoles lors des cultes relèvent de la catégorie «prestations cultuelles».

Exemple: représentation chorale

Les représentations données dans le cadre d'un culte sont inscrites sous la rubrique «prestations cultuelles». Les concerts publics donnés en dehors du service religieux peuvent être inscrits selon leur nature sous les rubriques «offres culturelles», «offres d’animation de jeunesse», etc.

Quelles sont les offres qui doivent être inscrites sous la rubrique «autres»?

La rubrique «autres» comporte les engagements bénévoles qui sont accomplis pour le compte d’une paroisse et qui ne peuvent être inscrits sous l'une des rubriques concernant les prestations d'intérêt général.

Exemples:

  • Groupe « imposition des mains»
  • Entretien des tombes
  • Conception site web de la paroisse
  • Emballage de flyers pour la promotion des offres de la paroisse
  • Rédaction d’articles pour le journal «Réformés»
  • Nettoyage de fenêtres
  • Contrôle des registres
  • Personne chargée de carillonner
  • Rédaction d’une nécrologie

Comment les engagements au sein d’une chorale, d’une troupe de théâtre / d’une comédie musicale ou d’un groupe de musique sont-ils inscrits?

Les répétitions sont considérées comme un hobby des chanteurs(-euses) /acteurs(-trices) musiciens(-ennes) et ne sont pas inscrits dans la banque de données.
Les travaux de comité font partie des tâches réalisées au sein d’une association chorale et ne sont donc pas inscrits par la paroisse.

La règle suivante s'applique aux représentations de chœurs d'église:Un concert d’un chœur / d’un groupe donné en dehors d'un service religieux peut être inscrit sous la rubrique «offre culturelle» pour tous les membres du groupe.
Une représentation d’un chœur / d’un groupe donnée lors d’un service religieux peut être inscrit sous la rubrique «offre cultuelle».

Si le chœur ou le groupe est dirigé par une personne bénévole, ces heures peuvent être inscrites dans la banque de données, qu'il s'agisse de la direction des répétitions ou des représentations. Ici aussi, il faut veiller à bien distinguer l’offre culturelle (p. ex. un concert donné à titre privé) de l’offre cultuelle (offres proposées dans le cadre du service religieux).Ces règles s'appliquent aux chœurs et groupes appartenant à l'Eglise. Les autres chœurs ou groupes externes, comme par exemple un chœur de yodel ou les troupes de théâtre qui répètent ou se produisent dans l'église ne peuvent pas être inscrits.

Exemple: repas du midi
Cette offre ne cible pas un groupe en particulier.
Rubriques possibles:
offres d’animation de jeunesse / consultations conjugales et familiales à l’intention des couples mariés ou non / offres destinées aux personnes âgées et très âgées / offres destinées aux personnes handicapées / offres destinées aux personnes socialement défavorisées ou dans le besoin / offres destinées aux personnes migrantes ou requérant l’asile

Paroisse A opte pour «offres destinées aux personnes socialement défavorisées ou dans le besoin», car la majorité des participants disposent de peu de moyens financiers.

Paroisse B opte pour «consultations conjugales et familiales à l’intention des couples mariés ou non», car ce sont presque uniquement des familles qui recourent à l'offre.

Comment les offres / projets sont-ils inscrits s'ils correspondent à plusieurs rubriques?

Chaque offre n'est en règle générale inscrite qu'une seule fois sous l’une des rubriques prédéfinies. L’entité chargée de la saisie décide elle-même quelle rubrique lui semble la plus judicieuse (en prenant garde des exemples fournis par rubrique). Attention exception: offre cultuelle.

Quelle est la différence entre une offre et une activité?

Par «offre», on entend le déroulement de l’événement de manière concrète, c’est-à-dire le projet en soi. Exemple: après-midi des enfants.

Par «activité», on entend les différentes étapes nécessaires à la planification, à la réalisation et à l'évaluation de l'événement ou du projet. Exemple: séance de préparation, mise sur pied de l'événement, réalisation, séance d'évaluation.

Il est possible de mentionner plusieurs types d’activités sous une offre.

Pourquoi le nombre total de bénévoles est-il saisi?Les entités chargées de la saisie ont ainsi une vue d'ensemble du nombre total de bénévoles actifs qu'elles emploient. Disposer d’une telle vue devrait être la norme, car tous les bénévoles ont droit à un suivi dans leur engagement. Pour les entités qui le font déjà, cela ne représente quasiment aucune charge supplémentaire. Pour les autres, c'est l'occasion de se faire une nouvelle idée d’ensemble du travail bénévole.

Comment faut-il concevoir les différentes catégories de durée d’engagements?

Les engagements sont inscrits dans l’une des trois catégories de durée suivantes:? Catégorie engagements de courte durée et séances (durée maximale de l’engagement: 3 heures)? Catégorie activités d’une demi-journée (durée d’engagement entre 3 et 6 heures)? Catégorie activités d’une journée (durée d’engagement supérieure à 6 heures) en faisant la distinction entre co-responsables et auxiliaires.

Exemples: catégorie engagement de courte durée et séances, durée maximale de l’engagement 3 heures:

Dans cette catégorie, il est par exemple possible de saisir aussi bien des visites d'une demi-heure qu'une séance de trois heures: peu importe que ce soit 30 minutes ou 3 heures, une telle intervention est saisie dans la catégorie durée maximale de 3 heures.

Est-ce que le travail individuel effectué en amont et en aval d’un événement / d’une réunion est-il pris en compte? 

L’attribution à telle ou telle catégorie se fait en fonction de la présence effective des personnes bénévoles ou exerçant une fonction honorifique. Les éventuels travaux de préparation et de suivi réalisés à domicile ne sont pas saisis en plus dans la banque de données.

Cette règle d’or peut vous être utile: à partir du moment où le travail des bénévoles est réalisé en groupe (à partir de deux personnes), cela est considéré comme un engagement (séances, discussions, engagements dans le cadre d'offres, services de visite et d’autres activités semblables) et peut donc être saisi dans la banque de données en tant que tel. Les tâches effectuées individuellement/seul sont considérées comme du travail individuel de préparation ou de suivi et ne sont pas prises en compte dans l’attribution aux catégories I-III.

Après la transmission des données aux services généraux de l'Eglise, les chiffres sont automatiquement convertis selon la clé de calcul fixée par le canton. Les heures de travail effectuées en amont et en aval sont alors incluses dans le calcul.

Exemples: travail individuel effectué en amont et en aval sans saisie dans la banque de données:

  • rédaction procès-verbaux, lecture documentation, préparation séances, téléphones
  • préparation de gâteaux à domicile pour le café-partage
  • achats pour l’après-midi des aînés
  • tricoter des chaussettes à domicile pour la vente de bienfaisance
  • le visiteur écrit une carte d’anniversaire pour la personne à qui il rend visite

Exemples avec saisie dans la banque de données:

  • séances, entretiens avec des collaborateurs, discussions (date convenue), un membre du conseil représente le conseil de paroisse lors d'un événement (représentation)
  • un membre du conseil (responsable de la commission de construction) rencontre les artisans pour discuter de la construction.
  • le groupe cuisson préchauffe le four et cuit le pain pour la vente de bienfaisance
  • le groupe tricot se rencontre à la maison de paroisse pour la vente de bienfaisance
  • l’équipe cuisine fait les achats en gros
  • service de visite chez une personne âgée

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